东莞市众磊公益基金会
财务管理制度
第一章 总则
第一条 为加强东莞市众磊公益基金会（以下简称基金会）的财务收支管理，规范会计核算工作，保证资金的安全性，确保各项资金合理使用，根据《中华人民共和国会计法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》等有关国家财经法律法规和本基金会章程，结合本基金会实际情况，特制定本制度。
第二条 对基金会资金实行统一管理、分类核算，并坚持财务公开透明原则，定期对内对外披露真实的财务信息，并提供相关报告。
第三条 基金会内部实行分级权限管理及岗位职责分离，相互制约、相互监督，保证基金会财务运作的真实性、合法性及合理性。
第四条 依据健全、有效的原则设置独立的财务职能部，开展具体的财务会计工作，并对基金会负责。
第二章 财务工作管理
第五条 理事会是基金会的决策机构，基金会的财务管理制度，资金的筹集、管理和使用计划，年度收支预算及决算的审定，根据基金会章程规定执行。
第六条 基金会秘书长领导基金会的财务管理工作，对基金会的财务管理工作负责。
第七条 基金会设立财务部，工作职责为：
（一）组织日常会计核算，定期编制并上报财务会计报告；
（二）建立健全内部财务管理制度，完善内部控制流程；
（三）参与基金会业务活动计划的审核，负责编制年度财务收支预算；
（四）合法、安全、有效管理资产；
（五）负责基金会的各项税务工作；
（六）提出基金保值、增值方案，经批准后负责执行；
（七）其他与财务相关的工作。
第八条 财务人员应认真履行职责，对基金会各项经济活动进行会计记录和监督。
（一）收集并审核原始凭证真实正确，根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，如实记录每笔捐款和费用，正确核算，确保账实相符。
（二）财务人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求更正、补充。
（三）会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须真实 、准确 、完整，并符合会计制度的规定。
（四）定期将有关凭证装订成册，经办人和负责人签字后留存，以备监督及检查。
（五）定期汇报账目和有关报表，审核完毕后对外公布 。月报在次月 20 日前完成，次月底前对外公布。年报于次年三个月内完成。
（六）每年进行一次财产清查工作。
第九条 基金会至少配备一名具有专业资格的专职或兼职的会计人员和一名符合条件的出纳人员，会计人员不得兼出纳工作。
第十条 财务人员应妥善保管自己的财务信息系统密码和网上银行密码，密码应定期更换。
第十一条 财务人员调动或者离职，必须提前一个月通知财务组和秘书处，并与接管人员办清交接手续，将本人经手的财务收支整理完毕，并结算账户余额；对移交时未尽的事项和应说明的问题予以交代和解释。
第三章 资金账户管理
第十二条 基金会坚持“钱账分管”的内部控制原则，出纳岗位和会计岗位分开设置。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。财务印鉴、保险柜钥匙和网银证书必须由出纳和会计分开保管并分配不同的权限。
第十三条 银行账户的开立及注销等事项必须由财务部提出，经秘书长、理事长审批后方可办理，未经批准，严禁私自开立账户。
第十四条 基金会按规定开立银行基本账户、支付宝账户、微信账户，用以接收捐款、章程范围内的项目支出及合理的行政费用支出等，定期公告收支情况， 接受公众监督。
第十五条 银行账户的使用需符合《银行帐户管理办法》的相关规定，不得办理与基金会无关的款项收支业务，即不得出租和出借银行账户。
第十六条 加强内部资金账户的往来管理，收到往来款的单位应主动、及时向出款单位开具收款收据，出款单位应及时从网银打印回单或向银行取得对账单，双方单位每月进行内部对账。
第十七条 银行存款管理。
（一）基金会必须遵守中国人民银行的规定，只能开立一个银行基本存款账户，各项收支须全部纳入基本账户，不得坐支现金和账外设账。支付宝账户和微信账户资金每月月末转入银行基本账户。
（二）基金会对银行预留印鉴实行分开保管。
（三）采用支票付款方式的，支票簿由出纳保管，财务专用章由会计保管，法人章由理事长或其授权人保管。作废的银行支票由出纳员加盖作废戳记，妥善保存。
（四）采用网上付款方式的，由财务部对经过三级审批后的费用申请，由出纳在银行网站制单，会计进行复核及发送操作。
（一） 从银行取回的各种结算凭证，要及时入账。
（二） 财务人员应及时将基金会银行存款明细账与银行对账单逐笔进行核对。于每月末做出银行余额调节明细表。
（三） 银行出纳员对银行调节明细表所记载的账项必须及时查明原因，对出现的差错通知责任人进行更正，对未达账项要及时予以清理。造成的账账不一致，应尽快解决。
第十八条 财务人员应对所经办的银行收、付款业务逐笔登记，并与银行存款对账单逐笔勾对，应保证银行存款余额与银行存款对账单余额一致。每月15日前编制【银行存款余额调节表】提交秘书长、理事长审核。
第四章 资金管理
第十九条 基金会为非公募基金会，收入来源应合法、合规并符合章程的规定。严格按照《民间非营利组织会计制度》等有关文件规定进行分类核算，并接受业务主管部门、登记管理机关和审计部门的年度检查和审计。
第二十条 收入，是指本会为开展业务活动，依法取得的非偿还性资金。包括捐赠收入、提供服务收入、政府补助收入、投资收益和其他收入。
（一）捐赠收入，是指本会开展章程规定范围内的主要慈善活动取得的捐赠收入。严格根据捐赠者意愿明确分为非限定性捐赠、限定性捐赠，应当按照分类设明细账，进行明细核算。
（二）提供服务收入。是指向服务对象提供服务取得的收入，如培训收入等。承接政府购买服务属于交换交易，取得的相关收入应当记入“提供服务收入”等收入类科目。
（三）政府补助收入，是指基金会取得的政府无偿给予的各类补助，如人员经费、办公经费。政府资助应于实际收到款项时确认，并按实际收到的金额入账。
（四）投资收益，是指本会因保值增值理财和对外投资取得的收益，投资收益应于实际发生时入账。
（五）其他收入，是指本会因处置财产物资取得的净收益和银行存款取得的利息收入。其他收入应于实际发生时，按实际发生额入账。
第二十一条 基金会凡收到支票及现金捐款，财务人员须于次日内将支票入行，3个工作日内将现金缴存银行，并及时记账 。如遇特殊情况，需报财务负责人以及秘书长批准。
第二十二条 捐赠人将资金汇入基金会银行账户 、支付宝账户 、微信账户，财务人员确认捐款到账情况及用途后，（不论金额大小）3个工作日内应当给捐赠人开具广东省公益事业捐赠专用收据（电子版），并要求第一时间（当日）通过微信、短信图片或邮箱发给捐赠人，同时做好存档工作。如捐赠人没有索取捐赠专用收据的情况，财务人员可汇总开具捐赠专用收据。捐赠人如有其他特殊合法要求，可联系基金会财务人员协商。
第二十三条 基金会为非营利性慈善组织，费用支出包含业务（慈善）活动支出、管理费用、筹资费用、其他的范围。
（一）业务（慈善）活动支出：是指基金会开展章程范围内的主要业务活动发生的可直接归属于项目活动的有关支出。
（二）管理费用：是指本会管理发生的各项费用。包括：人员支出、日常公用支出、固定资产折旧和大修理费支出等。
（三）筹资费用：是指基金会为了获得捐赠资产而发生的费用。如举办募款活动费，准备、印刷和发放募款宣传费，以及其他与募款或者争取捐赠有关的费用。
（四）其他：基金会发生的、无法归属到上述业务活动成本、管理费用或筹资费用中的费用。
第二十四条 资金支出原则：基金会应从严掌握费用开支，并按照国家相关的慈善财税法规的规定，结合基金会章程，捐赠人意愿制定适用于基金会的费用开支标准，遵循必要原则，厉行节约，减少开支，维持运行。各项支出须有合法凭证，如已签收的发票，收据，送货单、验收单或成果图、捐赠物料签收单、报价单及合同等。同时凭证须有经办人、证明人签字。
第二十五条 所有费用支付，必须经过申请审批后方可支付。首先由经办人填写申请，秘书长签批，会计复核，理事长审批后，出纳员方可通过账户汇款或现金支付。
第二十六条 资金支出实行三级审批：
（一）经办人提出支付申请后，秘书长作为机构执行负责人，就支付事宜的真实性 、合理性 、恰当性进行初审。
（二）财务会计进行复审。
（三）理事长终审。
第二十七条 基金会监事负责对财务工作的日常监督检查，党支部对财务管理中心的工作进行指导及监督。
第二十八条 项目支出必须有经过立项通过的项目计划书，按计划书所列预算进行支出，如超过预算范围需对超出相关费用部分作出说明，并重新按流程审批后，方可执行。
第二十九条 在项目进行中，密切监控资金的使用情况，如有异常情况及时反馈至秘书长和项目负责人。
第三十条 项目募集资金不足时，如需从其他项目余额转入资金，须征得捐款人的同意后，填写《项目资金余额使用申请表》提交秘书长审核、理事长审批。经秘书长、理事长审批签字后会计方可作调账处理。
第三十一条 每个资助项目结束后，项目总结报告必须经过财务组的财务审核，才能对外公布项目资金使用情况，反馈给捐赠人详细使用情况，并按照捐赠人的意愿 ，出示使用证明的收据发票等凭证。
第五章 资金预算管理
第三十二条 基金会预算是指基金会根据事业发展目标和计划编制的年度财务收支计划，具有调配和监督基金会各种经济活动的严肃性和强制力。预算一经确定，必须严格执行，未经规定程序不得随意更改。
第三十三条 基金会预算管理的主要任务是：完善预算管理体制和运行机制；积极筹措资金增加收入；科学合理地安排基金会年度预算；监督预算的执行，实施绩效管理；建立健全预算管理等。
第三十四条 预算每年编制一次，预算年度自公历 1 月 1 日起至 12 月 31 日止。
第三十五条 根据发展战略，按照年度工作计划和任务，本着资源统筹规划、保障工作重点、收入支出协调的原则，坚持勤俭办事的方针，基金会财务部负责编制年度财务预算。
第三十六条 项目负责人根据年度工作计划，编制项目的执行预算，秘书处结合项目预算编制年度财务总预算，包括“收入”“业务活动成本”“管理费用”等，经财务负责人审核后，财务总预算经理事会审议批准后执行。
第三十七条 财务负责人在编制年度预算时，收入预算参考上年预算执行情况及业务发展计划合理预测制定，业务活动成本和管理费用根据项目特点和工作计划，本着量入为出、厉行节约的原则，按基金会费用标准或工作量测算编制。第三十八条 基金会必须强化预算观念，强调计划性，避免盲目性和随意性，增强预算的严肃性。基金会预算经批准后，除因工作计划、工作内容有较大调整，或者人员发生较大变化，需要通过预算调整程序核准新的预算外，一般不予以调整。
第三十九条 基金会要严格支出管理，严格执行审批手续，认真审核支出内容，确保每一笔支出符合相关财务制度的规定。
第四十条 基金会年度收支预算在执行过程中需要调整的，须经秘书长、理事长审批，涉及金额达到或超过50 万元，需经理事会讨论、审批或授权理事长审批。
第四十一条 在年内季末和年末，基金会财务应总结、分析预算执行情况及存在的问题，提出改进意见，报秘书处或理事会。
第六章 费用报销管理
第四十二条 费用报销是指基金会日常费用的报销，出差费用的报销以及备用金借支等。
（一）日常费用是指基金会工作人员在办公所在地市内办理业务而 发生的相关交通费、餐费、通讯费等费用。
（二）差旅费是指基金会工作人员因业务需要离开办公地区去往其他地区而发生的相关费用。主要包括飞机票、火车票、其他交通费用、食宿费、 出差补贴等。
第四十三条 交通费用
（一）因公出行，市内交通费用按照实际发生额实报实销，具体包括：公共交通工具费用：因公外出乘坐公共交通工具，例如出租车、地铁公共汽车而支付的费用；车辆费用：车辆员工自有，主要用于外出办公的车辆，出差人员提供实际行驶的里程数，每公里1元油费补贴，发生的路桥费 、停车费等实报实销。
（二）经办人费用报销时，注明交通费发生的时间、起止地点、发生事由、经办事宜。
第四十四条 餐费。其中
（一）工作餐费
（1）因公外出（ 一天以下）的工作餐费标准为：15 元/早餐、25 元/午餐、25 元/晚餐。
（2）出差期间（ 一天以上）的工作餐费标准为：直辖市，省会城市150元/人/天，其他地区按 120 元/人/天。
（3）餐费需取得相关凭证，按报销流程进行报销 。原则未超过标准的以实际发生报销，超过标准的，以标准金额报销。
（二）招待费
（1）原则上基金会应很少发生招待费用。必要时， 基金会鼓励简单的工作餐而减少不必要的招待费用。确属工作必要，基金会可以承担合理的招待费用。
（2）招待费包括本基金会人员在业务往来中招待有关人员所发生的费用，如：餐费、礼品费、其他相关费用，招待费发生前需向秘书长或理事长申请同意，并确定费用标准，不得超出此标准。
（3）招待费支出应当谨慎使用。发生招待费用时应注明参加招待的客户和参与人员清单和商讨事由。
第四十五条 通讯费
（一）通讯费包括办公室支付给电信服务商的座机电话费 、网络服务费；经秘书长批准予以报销的其他通讯费用。
（二）办公室的通讯费用由财务人员按月根据发票金额缴纳。
第四十六条 差旅费
（一）出差申请：基金会工作人员的出差需提交《出差申请表》，部门人员的出差由秘书长批准同意后方可出行；秘书长出差由理事长批准同意后方可出行。出差申请应注明出差起止时间、出差地点、预计发生费用等内容，属于为项目而发生的出差，应注明项目名称。
（二）基金会工作人员的机票、火车费、车票和船票等由项目负责人统一购买，相关附加订票费、行李费、机场建设费等费用实报实销。票务预订以保障工作兼顾费用节俭原则，优选性价比最高出行方案和机票时段。出差人员应做好出差计划，提前预订机票和高铁票。
第四十七条 住宿费
（一）出差人员应本着方便，节约的原则安排住宿。基金会工作人员应该尽量安排两名同性别人员住一间房间。具体住宿按以下标准：省会城市直辖市和经济特区为350元/人/天；省会和地级城市为300元/人/天；县级及以下地区为 250元/人/天。原则上未超过标准的以实际发生报销。若超过标准的，填写说明情况经审批核准后，可酌情处理。
（二）公休日出差可选择调休，调休天数和出差期间公休天数相等。
（三）出差期间因私进行旅游、探亲等活动需经秘书长或理事长同意，优先使用调休及年假、调休；因私旅游、探亲与出差不顺路的相关费用自行承担。
（四）受邀志愿者为执行基金会派遣的公益服务任务时，可享受交通、住宿报销待遇，报销标准不超过本基金会工作人员相关标准。如不同性质工作人员同行，则住宿费用由同住工作人员承担报销。
第四十八条 备用金预借支
（一）基金会专职人员差旅 、采购 、项目支出等，需要借款的，可预借支备用金。
（二）借款人须填写《借款审批单》，注明借款事由及借款金额，由秘书长、 财务人员审核 、理事长审批。
（三）申请借支备用金，每次上限 5000 元。
（四）备用金支出由银行基本账户转账支付。
（五）借支备用金的使用周期不得超过三十个工作日，报销费用必须同时结清余额。超过三十个工作日的，若不能清退借款的，超出部分将从工资中扣除。
（六）借支备用金不得挪作他用，不得私下转借。
第四十九条 费用报销要求
（一）基金会本着合理、节约、诚信的原则，规范费用报销程序，严格控制费用成本支出，加强财务监督与控制。
（二）所有费用报销，严禁弄虚作假，严格票据审核及报销审批。
（三） 报销原始凭证以正式发票为准，发票抬头基金会名称准确，加盖发票印章清晰。
（四）报销人对所提供的发票合法性、真实性、准确性负责，财务组严格审核、 稽查， 票据审核中发现不真实的支出，不予报销。
（五）经办人报销费用时，须填制《费用报销单》，将原始单据粘贴附后，单 据粘贴平整 、牢
（六）《费用报销单》的填写要求：
6.1 遵照实事求是 、准确无误的原则；
6.2 填报单据要素齐全，金额核算准确 、保证金额书写正确规范及大小写填写一致，须使用签字笔填写，不得涂改；
6.3 项目费用需注明项目名称及项目编号，如为几个项目汇总的费用，需在备注栏写清楚每个项目负担的费用；
6.4 收款名称 、银行及账户需填写清晰，需写到银行支行，否则无法汇款；
6.5 如果报销项目涉及多种费用，应将各类费用分别汇总。
6.6 有超过基金会费用标准的，需附报销申请书阐明原因，经财务负责人、秘书长、理事长批准后报销。
6.7 经办人报销费用时，提供的报销单据必须与实际发生的时间、金额及地点相符，不得以其他报销单据代替。如因故未能取得相关原始凭据或者所取得单据不符合规定，而经办人确实支付费用的，需附报销申请阐明原因，经财务负责人、秘书长、理事长批准后报销。
第五十条 报销审批流程：经办人制单→秘书长初审→财务人员复审→理事长审批→出纳付款。
（一）经办人有义务核对该笔费用的真实性、合理性、恰当性， 及是否在预算范围内。
（二）秘书长作为机构执行负责人初审。
（三）财务人员按会计制度规定对费用报销进行再次审核。
（四）理事长就报销进行终审。
第五十一条 所有费用报销时间，依流程进行审批后，交由出纳人员支付报销款项及记账。原 则上当月发生的费用需当月报销，最迟不超过次月5个工作日。所有的费用发生后15个工作日内提交报销单进入报销流程。逾期未提交报销流程的，需说明情况经审批后方可报销，否则所有费用将自行承担。
第七章 票据管理
第五十二条 本制度所称票据是指基金会接受各项捐赠款项以及开展其他经济业务活动时开具、收取的合法收费凭证。票据使用时应遵守国家相关法律法规合理使用。
第五十三条 基金会应根据国家有关法律法规指定专人负责票据的管理，办理票据的购买、报关、登记、签发、核销和年检等工作，确保票据的合法使用。
第五十四条 票据是基金会收支的法定凭证和会计核算的原始凭证，是检查、监督基金会经济业务的重要依据。
第五十五条 基金会建立票据登记管理制度，对票据的购入、发出、结存、回收及核销等情况进行登记，定期盘点，保证登记结余与实际盘存相符。
第五十六条 票据领用后，不得转借、转让、代开，不得拆本使用。
第五十七条 基金会接受货币（包括外币）捐赠时，应按实际收到的金额填开票据；接受非货币性捐赠时，应按其公允价值填开票据。填写票据时做到字迹清楚，内容完整、真实，印章齐全，各联次内容和金额一致。填写错误的应当另行填写。因填写错误等原因作废的票据，应当加盖废戳记或者注明“作废”字样，并完整保存全部联次，不得私自销毁。
第五十八条 基金会领购票据时，应当检查是否有缺页、号码错误、毁损等情况，一经发现应当及时交回财政票据监管机构处理。
第五十九条 基金会遗失票据的，应及时在县级以上新闻媒体上声明作废，并将遗失票据名称、数量、号段、遗失原因及媒体声明资料等有关情况，以书面形式报送同级财政部门备案。
第六十条 基金会应当妥善保管已开具的票据存根，票据存根保管期限为5年。
第六十一条 基金会所使用票据实行分年使用、定期核销制度。对保存期满需要销毁的捐赠票据存根和未使用的需要作废销毁的票据，由基金会负责登记造册，经财政或税务部门核准后，由财政或税务部门组织销毁。
第六十二条 基金会应当根据实际情况和管理需要，对捐赠票据的领购、使用、报关等情况进行年度稽查，也可以进行定期或不定期的专项检查。
第八章 存货管理
第六十三条 存货在取得时应当以其实际成本入账。
第六十四条 存货在发出时应当根据实际情况采用个别计价法、先进先出法，或者加权平均法确定发出存货的实际成本。
第六十五条 存货应当定期进行清查盘点，每年至少盘点一次。根据盘点的结果，经理事会批准后以公允价值确认当期收入或当期费用。
第九章 资产管理
第六十六条 投资管理
（一）基金会进行投资应当严格执行依据《中华人民共和国会计法》《中国慈善法》《基金会管理条例》《民间非营利组织会计制度》及《东莞市众磊公益基金会章程》《东莞市众磊公益基金会保值增值投资活动管理办法》及国家相关的慈善财税法规，维护基金会的信誉，遵守捐赠人与受助人等的约定。遵循合法、安全、有效的原则，防范慈善财产运用风险，基金会为非营利性慈善组织，不以营利为目的，不因为出资而拥有所有权，收支结余不向出资者分配，一旦进行清算，清算后的剩余财产应按规定继续用于社会公益事业。
（二）基金会用于投资的资产限于非限定性资产及暂不需要拨付的限定性资产，原则上以不能影响正常公益活动为前提，合理保持足够的现金和货币基金等流动性较高的资产，以保证按捐赠和资助协议的约定，正常开展公益活动，及时、足额划拨应付款项。
（三）基金会进行委托投资，应当委托银行或者其他符合资质的金融机构进行。
（四） 对外投资必须进行可行性论证，重大投资活动，按章程规定由理事会会议决定。
（五）投资项目应当建立专项档案，完整保存投资的论证、审批、管理和回收等全过程材料。
第六十七条 固定资产管理
（一）固定资产的定义：使用年限在 1 年或以上，单位价值在人民币 2000元或以上的，在使用过程中基本保持原有实物形态的建筑物、交通运输工具、办公家具、电子设备等资产。
（二）固定资产价值核算，严格执行《民间非营利组织会计制度》的相关规定，管理与处置坚持统一核算、分工负责、物尽其用的原则。
（三）固定资产折旧方法：采用年限平均计提折旧，并按照各类固定资产原值和预计使用年限计算具体折旧率。
（四）资产的日常管理由基金会综合管理部门负责，做好固定资产的购置验收、领用审批、清查盘点、保管维护、报废处置等各项工作。
（五）资产核算工作由基金会财务人员负责，设置固定资产总账、分类账、明细账等，按固定资产的类别进行核算。第十四条 基金会综合管理部门及财务人员应当定期或至少每年对基金会的固定资产进行一次全面盘点，对盘盈、盘亏及报废的固定资产，严格审查，按规定审批后及时予以处理。
（六）符合固定资产标准的各类低值易耗品、办公用品、消耗物料等财产物资，均需进行分类登记，纳入管理，并参照本制度有关管理办法执行。
第六十八条 捐赠物资管理
（一）基金会接受的捐赠物资，应确保物资在到达最终受益人时仍处于相关保质期内且具有使用价值。
（二）基金会接受捐赠物资，应持有相关价值确认证明票据、产品质量认证证明或产品合格证、物资具体品名、规格、数量等材料，财务人员根据相关捐赠协议、价值证明票据向捐赠方开具捐赠票据并登记造册。
（三）对因特殊原因无法使用完毕的捐赠物资，基金会可在取得捐赠人同意或在公开信息渠道进行公示后，将捐赠物资用于与原公益目的相近的目的。
第六十九条 其他资产管理
（一）专利权、非专利技术、商标权、著作权、土地使用权等无形资产应当自取得当月起在预计使用年限内分期平均摊销。
（二）基金会从委托方收到的受托资产，并按照委托人的意愿将资产转赠给指定的其他组织或者个人，基金会本身并不拥有受托资产的所有权和使用权，仅在交易过程中起中介作用。在业务活动中要严格区分受托代理资产和限定性收入的界限。受托代理资产不开具捐赠票据，不列入捐赠收入。
（三）基金会进行资产交易，应当保护自身和社会公众的合法权益，不得以低于公允价值进行物资出售、服务提供、授权或转让无形资产等行为，不得以高于公允价值采购产品及服务。
第十章 资金审批与监督
第七十条 重大事项（包括所有投资事项，土地和物业的购置，借款及还贷，捐赠等）的资金支付都必须由秘书长审核后，报理事会批准。
第七十一条 已提报专项报告的基金会重大事项的资金支付，以及其他大额的资金支付，在付款前须发起资金审批流程。
第七十二条 根据已审批的业务合同按合同约定付款时间提出合同付款申请，框架合同（指单价控制或年度预算总额控制的合同）在每次采购前提出合同付款申请。对于执行单价控制的合同以实际数量结算付款；对于年度预算总额控制的合同，累计付款总金额不得超出合同总金额和年度预算。前一笔付款未结清，不得发起新的付款申请。
第七十三条 凭已审批的合同付款审批单或资金审批单进行网银支付操作。资金网银支付业务，应遵循“审批开通、分级授权、岗位分离、谨慎支付”的原则。实行分级授权的管理模式，各级操作人员必须严格执行操作范围内的职责。
第七十四条 财务部应加强对资金的管理和日常监督，不定期对资金管理工作进行检查，建立健全内部约束机制。资金检查的主要内容包括：岗位人员设置、资金审批流程和权限、货币资金业务、账户的开立和使用情况、印鉴及票据保管、内控合规性检查等。
第七十五条 基金会秘书长是资金管理的第一责任人，对基金会资金管理制度的实施和资金安全全面负责。基金会财务负责人是资金管理的主要责任人，经办人员是直接责任人。凡因管理不善及执行不当违反本制度规定造成经济损失的，将追究有关责任人的责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。
第十一章 采购管理
第七十六条 采购申请指基于基金会采购需求而提出的采购申请。采购申请的提出应遵循以下原则：
（1）需求必须是真实的、合理的，实际需求方应对需求负责；
（2）不得故意拆分采购需求以规避三方比价、招投标流程或者较高层级的审批；
（3）需求提交预留合理的采购时间，不得以特殊采购为理由，规避既定的采购制度。
第七十七条 采购申请需经提交人相应审批权限的主管及相应审批权限的财务审批后生效。
第七十八条 寻源及报价是指基金会采购工作人员整理并收集需求信息，进行本分析和市场调研后，寻找并考察供应商，经过询价、比价、议价等工作后，在综合考虑价格、质量、交期、服务和配合程度等维度的情况下筛选最优供应商进行购买的行为。整个采购及报价过程应该是公平、公正、公开的。
第七十九条 满足下列条件的方可成为基金会供应商：
（一）合法登记注册的组织，应具备下列条件：
（1）成立至少满一年；
（2）具有良好的商业信誉或社会公信力；
（3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
（4）有依法纳税的良好记录；
（5）无失信记录。
（二）个人供应商，应具备下列条件：
（1）具有独立承担民事责任的能力；
（2）具有履行合同所必需的设备和专业技能；
（3）具有良好信用记录。
第八十条 基金会采购供应商的选择流程：
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采购金额 （人民币元） |
库内供应商采购程序 |
非库内供应商采购程序 |
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低于 5000 元 （含） |
1. 无需比价 2. 优先选择库内供应商 3. 特殊情况下，经需求方确认、秘书长批准可以选择非库内供应商。 |
无 |
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5000元-10 万（含） |
根据实际需求，向库内供应商重新询价，确定报价单并由秘书长、理事长审批确认。 |
1.当库内供应商不能满足需求或非库内供应商有明显优势时，可选择由需求方完成供应商资质审核； 2.填写情况说明或比价记录表。 3.评估并确定最优性价比的供应商，并由秘书长、理事长确认。 |
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10万-30 万 （含） |
1. 需求方制定比价策略并经财务、秘书长、理事长确认； 2. 三方比价（三家及以上供应商 参与）； 3. 技术方案由需求方评估，商务价格由需求方及财务评估； 根据比价策略选择中选供应商，并由秘书长、理事长确认。 |
非库内供应商有明显优势时，可邀请参与三方比价，并由项目负责人、财务负责人完成供应商资质审核及入库。 |
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超过 30 万 |
1. 需求方制定招标策略并经财务、秘书长、理事长确认； 2. 采用公开招标的方式获得至少三家报价； 3. 技术标由需求方评估，商务标由需求方及财务评估； 4. 根据招标策略选择中标供应商，经秘书长、理事长确认，并以书面形式报备理事会。 |
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第八十一条 采购合同是指基金会和供应商就采购事项经过谈判协商一致同意而签订的，用于明确双方权利义务的法律性文件。
第八十二条 采购合同签订的原则如下：
（一）所有采购事项均需按规定签订采购合同，以下情况除外：
1. 与已签订框架协议的供应商在框架协议范围内进行的交易；
2. 与库内供应商进行单次采购金额在人民币 2 万元（含）之内的采购事项（但接待、安保、工程、视频拍摄、外包采购五个品类的需求除外）。
（二）签订合同必须坚持平等互利、充分协商、等价有偿的原则；
（三）合同应当采用书面形式，条款完整、文字准确、签约手续完备；
（四）加盖合同各方公章或者合同专用章的合同方能生效；
（五）补充协议原则上应由主合同的申请人提交申请，其他人员不得擅自关联主合同签订补充协议。
第八十三条 采购合同审批流程如下：
(一) 单次采购金额 5000元（含）以下的审批流程： 实际需求方→财务→秘书长；
(二) 单次采购金额 5000元～30 万（含）以下的审批流程： 实际需求方→财务→秘书长→理事长；
(三) 单次采购金额 30 万以上的审批流程： 实际需求方→财务→秘书长→理事长；
第八十四条 采购合同审批通过后应按照《东莞市众磊公益基金会管理制度》《东莞市众磊公益基金会档案管理制度》等规定进行用印及归档。
第八十五条 接收及验收指采购需求方对实际收到货物或享受服务的数量和质量进行确认：
（一）接收时必须匹配相应的采购合同/订单，供应商必须提供结算清单，不允许接收与采购合同/采购订单内容不相符的货物或服务；
（二） 需求方应该对在接收过程中，对知晓的采购价格应该保密，不得泄露；
（三） 需求方应在合同约定的期间内，按照验收标准对货物或者服务进行及时验收，并予以记录。
第十二章 财务报告
第八十六条 基金会应当建立定期财务报告制度，准确、完整、及时地反映基 金会财务状况、业务活动和现金流量情况。
第八十七条 财务部应按规定时间编制财务报告，基金会秘书长和财务负责人对财务报告的真实性、完整性、及时性负责。月度报告报出时间为次月前20日内；年度报告报出时间为年度终了20日内。
第八十八条 月度财务报告可采用书面或电子文档方式向理事、监事报告。年度财务会计报告、注册会计师审计报告及其他财务情况等应在基金会年度工作报告中于次年 5 月 31 日前向登记管理机关报送。
第八十九条 年度终了，要按照《会计法》《民间非营利组织会计制度》等的要求编制财务报告。基金会应聘任符合资格的会计师事务所对年度财务报告进行审计。财务报告的编制要做到数字准确、内容完整、报送及时。年度财务报告完成后，须提交理事会审议、批准。在通过登记管理机关的年度检查后，在登记管理机关指定的媒体上公布年度财务报告，建立定期财务信息披露制度，接受社会监督。
第九十条 基金会换届和更换法定代表人之前，应当编制财务报告并进行审计。
第九十一条 除例行财务报告外，财务负责人对基金会活动中出现的有重大影响的财务事项，须及时向秘书长、理事长汇报。
附则
第九十二条 严格按照《会计档案管理办法》等有关规定，对本会的会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计资料进行归档整理、建档建库，所有的凭证、账簿、报表、审计报告按国家规定的年限进行保管，专项档案的保存时间不少于20年。以供随时查阅。
第九十三条 本制度经第一届理事会第九次会议审核通过并执行。
第九十四条 本办法自发布之日起实施，理事会有最终的解释权。