东莞市众磊公益基金会
档案管理制度
第一条 为加强东莞市众磊公益基金会（以下简称“基金会”）档案管理，促进档案管理规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局第１号令），参照《民政部、国家档案局关于印发〈社会组织登记档案管理办法〉的通知》（民发〔2010〕101号）等规定和基金会章程，结合实际，制定本制度。
第二条 档案工作坚持统一管理、分工负责的原则，基金会秘书处负责档案的统一管理，各相关部门负责各自业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合做好档案管理工作。
第三条 基金会秘书处应指定档案管理人员负责接收档案资料，并做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅。
第四条 档案管理人员要主动跟踪各类档案的生成过程，主动向有关方面和人员索要相应资料。
第五条 档案管理人员应保证档案的真实、完整，及时主动收集、整理、认定。并按照具体工作需要，准确、及时地提供档案服务。第六条 归档范围按照有关规定执行。凡是反映本基金会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。具体可参照如下：
（一）综合管理档案
1、上级主管部门及其他单位相关往来文件；
2、基金会制定的各种文件、办公会记录及通知；
3、基金会名义出具的请示、报告、函复等文件；
4、专职、兼职人员的人事简历及相关资料；
5、基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表等；
6、重要的会议材料，包括会议的通知、决议、会议纪要等；
7、基金会反映主要职能活动的报告、总结；
8、基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；
9、基金会的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等等。
（二）项目管理档案
1、项目建议书、项目概要、在申请时提供的辅证材料；
2、项目协议；
3、项目实施过程中各阶段的报告；
4、项目管理过程记录，包含各阶段的检查表；
5、项目实施过程交流材料；
6、项目评估的评定意见；
7、项目实施过程中的文字资料如会议速记等；
8、项目工作资料，如：患儿救助资料、合作医院资料、项目管理资料；
9、相关印刷品；
10、其他根据项目档案资料的实际情况按照存档原则进行管理。
（三）财务管理档案
1、基金会日常支出财务报销凭证、账目、审批手续及报表；
2、捐赠收据等入账单据；
3、预算计划、审计报告、统计报表等重要财务文档；
4、其他与财务相关的资料等等。
（四）募捐管理档案
1、捐赠协议；
2、捐赠人信息等；
3、捐赠票据等等；
4、募捐方案等等。
（五）宣传管理档案
1、基金会各类物品制作及印刷品；
2、媒体报道部门原件剪报；
3、照片、影片、录音、录像、视频等；
4、阶段性汇总归档材料；
5、资助项目的传播素材；
6、其他宣传资料等等。
（六）党建工作档案
1、成立党支部批复材料；
2、党建制度等；
3、党委通知文件；
4、党员基本资料等；
5、参与、组织党建学习/会议/活动材料；
6、年度党建计划或党建工作总结、汇报；
7、其他与党建工作相关的资料。
第七条 凡属归档范围的文件材料，应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案管理人员移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第八条 归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。有关人员要严格把关，不得将不合规范的文件材料归档。
第九条 归档的文件材料应当齐全完整，以“件”为单位进行整理。一般以一份文件为一件，正文与附件为一件，传真件应当复印并与原件为一件，请示与批复各为一件，一次上报的多份表格，每份表格可为一件。
第十条 归档文件应按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期保管的质量要求。
第十一条 建立电子档案，有电子版的归档文件，一律与纸质文件同步存档，并做好电子档案的备份存储工作。
第十二条 归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。
第十三条 档案保管应配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作，保证档案的完好与安全。定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
第十四条 档案不得借出，如有特殊需要，经秘书长和理事长批准，由基金会档案管理人员陪同并办理登记手续，可以提供查阅、摘抄、复印。查阅档案时，严禁在档案上做涂改、圈划、抽换、批注、污损和褶皱。发现上述情况应追究当事人责任。
第十五条 档案移交、销毁按有关法律法规规定执行。
第十六条 如本制度制定的依据发生变更的，自其变更生效之日起，本制度的相关条款相应地予以变更。
第十七条 本制度经第一届理事会第九次会议审核通过并执行。
第十八条 本办法自发布之日起实施，理事会有最终的解释权。